Vers une compréhension partagée de l'environnement technologique : une approche collaborative en milieu organisationnel

Dans un contexte de croissance de l’adoption des technologies numériques, les opérations des organisations peuvent se retrouver vulnérables aux perturbations. Face à cette réalité, l’élaboration de stratégies de continuité des activités est essentielle, bien que souvent entravée par un manque de compréhension commune de l’environnement technologique entre les gestionnaires, l’équipe de continuité et l’équipe TI. Cette absence de synergie mène à une collaboration complexe et à un manque d’alignement dans les activités de préparation aux perturbations, se traduisant par des stratégies de continuité des activités potentiellement incomplètes ou divergentes. S’inscrivant dans la continuité des recherches du Centre Risque & Performance, ce projet propose une démarche collaborative pour pallier ce problème en créant et en validant une Image Situationnelle Commune (ISC). Pour élaborer cette ISC, les logiciels d’application, et plus précisément les logiciels de bureautique de type SaaS, ont été sélectionnés pour leur position stratégique en tant que points de référence communs pour tous les intervenants de l’organisation. Ce choix a été reconfirmé lors d’un exercice de validation qui a prouvé que ce type de logiciels, bien qu’omniprésent dans l’organisation, est souvent sous-estimé dans les stratégies de continuité des activités. L’ISC proposée dans cette étude repose donc sur une vision holistique des logiciels de bureautique de type SaaS, créée à partir d’informations provenant de trois angles d’analyse : le type d’utilisation, les modalités d’utilisation et la portée d’utilisation. L’ISC est alors créée par la consolidation et la comparaison d’informations recueillies auprès des gestionnaires et de l’équipe TI, pour être ensuite validée lors d’un atelier. Ce dernier vise à stimuler les échanges, une prise de conscience collective et, ultimement, une compréhension commune de l’environnement technologique et de son utilisation qui est à la base d’une collaboration durable. L’efficacité de la démarche proposée a été confirmée lors d’un exercice de validation en milieu municipal. L’atelier a prouvé sa capacité à générer des discussions essentielles, approfondissant la connaissance commune de l’environnement technologique et révélant des lacunes, notamment en ce qui concerne la formalisation des stratégies de continuité des activités. Les activités nécessaires à la création de l’ISC ont ultimement renforcé la collaboration entre l’équipe de continuité et l’équipe TI. Les résultats obtenus offrent donc des bases solides pour des itérations futures et pour l’élargissement et l’adaptation de l’approche à d’autres contextes et organisations.

Abstract

In a context of growing adoption of digital technologies, the operations of organizations can find themselves vulnerable to disruptions. Faced with this reality, the development of business continuity strategies is essential, but it is often hindered by a lack of common understanding of the technological environment among managers, the business continuity team, and the IT team. This absence of synergy leads to complex collaboration and a lack of alignment in disruption preparedness, resulting in potentially incomplete or divergent business continuity strategies. Following the research from the Centre risque & performance, this project proposes a collaborative approach to address this problem by creating and validating a Common Situational Image (CSI). To develop this CSI, application software, and more specifically office software, were selected for their strategic position as common reference points for all organizational stakeholders. This choice was reconfirmed during a validation exercise which proved that this type of software, although ubiquitous in organizations, is often underestimated in business continuity strategies. The CSI proposed in this study therefore relies on a holistic vision of office software, created from information derived from three angles of analysis: type of use, usage modalities, and scope of use. The CSI is then created by consolidating and comparing information gathered from managers and the IT team, to be subsequently validated during a workshop. The latter aims to stimulate discussions, foster collective awareness, and, ultimately, achieve a common understanding of the technological environment and its use, which is at the core of a durable collaboration. The effectiveness of the proposed approach was confirmed during a validation exercise in a municipal context. The workshop proved its ability to generate essential discussions, deepening the common understanding of the technological environment and revealing gaps, particularly concerning the formalization of business continuity strategies. The activities necessary for the creation of the CSI ultimately strengthened collaboration between the continuity team and the IT team. The results obtained thus offer a solid basis for future iterations and for the expansion and adaptation of the approach to other contexts and organizations.