Vers une compréhension partagée de l'environnement technologique : une approche collaborative en milieu organisationnel

Dans un contexte de croissance de l’adoption des technologies numériques, les opérations des organisations peuvent se retrouver vulnérables aux perturbations. Face à cette réalité, l’élaboration de stratégies de continuité des activités est essentielle, bien que souvent entravée par un manque de compréhension commune de l’environnement technologique entre les gestionnaires, l’équipe de continuité et l’équipe TI. Cette absence de synergie mène à une collaboration complexe et à un manque d’alignement dans les activités de préparation aux perturbations, se traduisant par des stratégies de continuité des activités potentiellement incomplètes ou divergentes. S’inscrivant dans la continuité des recherches du Centre Risque & Performance, ce projet propose une démarche collaborative pour pallier ce problème en créant et en validant une Image Situationnelle Commune (ISC). Pour élaborer cette ISC, les logiciels d’application, et plus précisément les logiciels de bureautique de type SaaS, ont été sélectionnés pour leur position stratégique en tant que points de référence communs pour tous les intervenants de l’organisation. Ce choix a été reconfirmé lors d’un exercice de validation qui a prouvé que ce type de logiciels, bien qu’omniprésent dans l’organisation, est souvent sous-estimé dans les stratégies de continuité des activités. L’ISC proposée dans cette étude repose donc sur une vision holistique des logiciels de bureautique de type SaaS, créée à partir d’informations provenant de trois angles d’analyse : le type d’utilisation, les modalités d’utilisation et la portée d’utilisation. L’ISC est alors créée par la consolidation et la comparaison d’informations recueillies auprès des gestionnaires et de l’équipe TI, pour être ensuite validée lors d’un atelier. Ce dernier vise à stimuler les échanges, une prise de conscience collective et, ultimement, une compréhension commune de l’environnement technologique et de son utilisation qui est à la base d’une collaboration durable. L’efficacité de la démarche proposée a été confirmée lors d’un exercice de validation en milieu municipal. L’atelier a prouvé sa capacité à générer des discussions essentielles, approfondissant la connaissance commune de l’environnement technologique et révélant des lacunes, notamment en ce qui concerne la formalisation des stratégies de continuité des activités. Les activités nécessaires à la création de l’ISC ont ultimement renforcé la collaboration entre l’équipe de continuité et l’équipe TI. Les résultats obtenus offrent donc des bases solides pour des itérations futures et pour l’élargissement et l’adaptation de l’approche à d’autres contextes et organisations.