Understanding, Defining and Managing of Operational Personal Priorities. A Tool for Task Management Self-Prioritization

Plusieurs personnes se sentent bombardées par l'augmentation de la charge de travail et des engagements. Nous avons, souvent, le sentiment de manquer de temps. L'établissement des priorités devient un défi et émotionnel pour tout le monde. En effet, il est difficile de définir les tâches qui semblent plus le meilleur parmi plusieurs choix. Il existe des centaines d'outils numériques de gestion de temps personnel sur le marché. Cependant, il semble avoir une faible tentative de développer un outil qui s'aligne avec le comportement des gens et qui réponde à leurs besoins. Le temps est élastique et sa gestion est difficile par des gens. Par conséquent, chaque personne reste son meilleur planificateur. Cette recherche vise à répondre à l'objectif : « Comment pouvons-nous soutenir les gens dans la gestion, sélection et priorisation de leurs propres tâches connues / inconnues afin de donner le meilleur de soi-même ? ». Pour atteindre cet objectif, les besoins des gens ont été étudiés afin de comprendre comment ils gèrent leurs tâches. Les données ont servi à cerner leurs difficultés dans la gestion, puis à élaborer un cadre pour répondre à leurs besoins. L'étude empirique a été réalisée sur le personnel du département d'urgence d'un hôpital. Le choix du département d'urgence a été fait vu l'importance de la gestion du temps et des priorités. Sur la base des résultats de l'étude de cas, un nouvel outil a été proposé, appelé " House in Goal Hierarchy (HIGH) ", qui est un outil d'établissement des priorités et de prise de décision utilisant une approche ascendante de gestion. Le potentiel de ce nouvel outil a été testé auprès de quinze personnes de l'École Polytechnique de Montréal. Un sondage a été mené pour comprendre l'efficacité et les différences de comportement des participants avant et après l'utilisation de l'outil. Les données collectées ont été analysées qualitativement et quantitativement. Malgré cette recherche avait la limite de taille de l'échantillon, une amélioration de 50% a été mesurée auprès des utilisateurs dans leur priorisation de tâches et dans l'atteinte de leurs objectifs.

Abstract

Many of us feel bombarded by our increasing workload, commitments, and requests for more time. Prioritization is very emotional and challenging for everyone since it is difficult to prioritize, which is the best among more than one choice. There are hundreds of digital and paper versions of personal time management tools available on the market. It seems there is a feeble attempt to develop a tool that meets people' behavior and needs. Time is elastic and more or less manageable by people. Therefore, each person is his/her own best scheduler. Time-management more referred to the self and task management to make a balance between the activities. This research tried to work on the objective of “How can we help people to manage, select and prioritize their own known/unknown tasks to account to themselves in a respectful manner?” For this objective, people's needs were studied to understand how people manage tasks. The data was used to identify their difficulties and then develop a framework to meet their needs. The empirical study was carried out on the personnel of the emergency department of the hospital since time and prioritizing is extremely valuable to them. Based on the results of the case study, a new tool was proposed called “House in Goal Hierarchy (HIGH)” that is a prioritizing and decision-making tool to create a bottom-up approach. The potential of this new tool was then tested with fifteen graduate students of the École Polytechnique of Montréal. A survey was applied to understand the effectiveness and differences in the behavior of the participants, before and after using the tool. The collected data analyzed in both quantitative and qualitative ways. Even though this research had a limitation in testing in a small group, but stillthe result of using HIGH tool showed that the approach has approximately a 50% improvement in prioritizing the user's tasks and reaching his/her goals.