Exploring User Perceptions and the Design of Automated Recruitment Tools to Mitigate Unconscious Bias and Recruitment Challenges

Les outils de recrutement automatisés offrent la possibilité d’améliorer l’efficacité du processus d’embauche, mais il faut tenir compte des préoccupations concernant les préjugés et autres risques. Cette thèse vise à fournir une compréhension approfondie des facteurs de risque perçus et des besoins du point de vue des recruteurs et des demandeurs d’emploi. Dans la première partie de la thèse, nous présentons les résultats d’une étude d’entretiens avec des recruteurs et des demandeurs d’emploi dans l’industrie de la haute technologie. Nous comparons et opposons les préoccupations de ces deux rôles, révélant des thèmes communs tels que l’importance de clarifier les exigences du poste et d’évaluer les candidats en tant qu’"individus à part entière". En outre, les recruteurs se disent conscients des préjugés cognitifs et souhaitent disposer de plus d’outils de soutien pendant les entretiens, tandis que les demandeurs d’emploi soulignent l’importance d’une relation saine entre le candidat et l’entreprise. Les deux rôles ont exprimé des inquiétudes quant à l’incertitude des capacités technologiques et à la réduction du contact humain associée aux outils automatisés. Sur la base de ces résultats, nous proposons des implications en termes de conception pour les outils de recrutement automatisés et les technologies d’aide à la décision. Dans la deuxième partie de la thèse, nous avons mis à profit les connaissances recueillies lors de l’étude des entretiens pour concevoir et évaluer un tableau de bord de recrutement comprenant divers concepts de fonctionnalités visant à relever les défis des recruteurs et à minimiser les préjugés dans le processus d’embauche. Nous décrivons la création de personas basés sur des études d’entretiens, permettant la conception d’un tableau de bord sur mesure. Le tableau de bord fournit un affichage consolidé et visuellement attrayant des informations essentielles, facilitant la prise de décision et la compréhension des recruteurs, tout en intégrant les besoins des demandeurs d’emploi. Nous détaillons ensuite une étude menée auprès des utilisateurs afin de recueillir leurs commentaires sur la conception du tableau de bord de recrutement. Des entretiens avec des recruteurs ont permis d’obtenir des informations précieuses sur la pertinence et la viabilité des fonctionnalités proposées. Des solutions ont été identifiées pour remédier aux biais cognitifs, notamment des formats alternatifs pour l’éducation aux biais et un système d’anonymisation pour les profils des candidats. L’inclusion de fonctionnalités telles que l’espace de prise de notes dans la salle de réunion de l’entretien en ligne a été bien accueillie, ce qui indique qu’elles peuvent améliorer l’efficacité et l’efficience du processus de recrutement. Dans l’ensemble, cette étude contribue à une compréhension globale des facteurs de risque et des besoins en matière d’outils de recrutement automatisés, offrant des implications en matière de conception pour améliorer leur efficacité et répondre aux préoccupations des recruteurs et des demandeurs d’emploi. En tenant compte des perspectives des principales parties prenantes concernées, nous visons à faciliter un processus de recrutement équitable, efficace et transparent.

Abstract

Automated recruitment tools offer the potential to enhance efficiency in the hiring process, but concerns about bias and other risks must be addressed. This thesis aims to provide an in-depth understanding of perceived risk factors and needs from the perspectives of both recruiters and job seekers. In the first part of the thesis, we report results from an interview study with recruiters and job seekers in the high-tech industry. We compare and contrast the concerns of these two roles, revealing common themes such as the importance of clarifying position requirements and assessing candidates as “whole individuals.” Additionally, recruiters expressed awareness of cognitive bias and desired more tool support during interviews, while job seekers emphasized the importance of a healthy candidate-company relationship. Both roles expressed concerns about the uncertainty of technology capabilities and reduced human contact associated with automated tools. Based on these findings, we offer design implications for automated recruitment tools and decision-support technologies. In the second part of the thesis, we leveraged the knowledge gathered from the interview study to design and evaluate a recruitment dashboard that included various feature concepts to address recruiter challenges and minimize bias in the hiring process. We describe the creation of personas based on interview studies, enabling the design of a tailored dashboard. The dashboard provides a consolidated and visually appealing display of essential information, supporting decision-making and insights for recruiters, while incorporating the needs of job seekers. Then we detail a user study conducted to gather feedback on the recruitment dashboard design. Through interview sessions with recruiters, valuable insights were obtained regarding the relevance and viability of the proposed features. Solutions were identified to address cognitive bias, including alternative formats for bias education and an anonymization system for candidate profiles. The inclusion of features such as note-taking space within the online interview meeting room was well-received, indicating their potential to enhance the efficiency and effectiveness of the recruitment process. Overall, this study contributes to a comprehensive understanding of risk factors and needs in automated recruitment tools, offering design implications to enhance their effectiveness and address concerns of both recruiters and job seekers. By considering the perspectives of the core stakeholders involved, we aim to facilitate a fair, efficient, and transparent recruitment process.