Analyse de la capacité d'adaptation des organisations

Les organisations créent de la richesse pour les territoires sur lesquels elles opèrent. Leur présence participe à dynamiser le territoire et à assurer son développement économique et social. Il est donc important de s’assurer qu’elles soient capables de maintenir leur fonctionnement malgré les perturbations auxquelles elles doivent faire face, autrement dit qu’elles fassent preuve de résilience. De nombreux travaux de recherche et guides sont élaborés afin de guider les organisations dans la continuité des activités et la gestion de crise. Jusqu’à récemment ceux-ci se concentraient principalement sur les étapes à suivre pour planifier la réponse et l’élaboration de plans de continuités, de mesures d’urgence et de gestion de crise. Il était considéré que la planification et la préparation des organisations en amont des perturbations étaient les éléments les plus importants pour assurer le maintien d’un niveau de fonctionnement acceptable des organisations. Cependant, même s’il est possible d’identifier les évènements qui peuvent se produire et les conséquences que ceux-ci peuvent générer, les perturbations réelles diffèrent toujours à un certain point des perturbations identifiées au cours de la planification. De plus, le fonctionnement de la société, notamment la mondialisation, l’utilisation de nouvelles technologies et l’augmentation de la dépendance à certains services génèrent de nouvelles vulnérabilités et augmentent la complexité des perturbations qui se produisent. Celles-ci sont de plus en plus variées et imprévisibles notamment concernant l’ensemble des conséquences qu’elles peuvent générer sur les organisations affectées. Les différentes crises survenues ces dernières années (crises économiques, crises énergétiques, pénuries, pandémie, etc.), ont soulevé l’importance de questionner l’approche utilisée pour assurer la résilience des organisations. Il est ressorti que le recours à la planification et à la préparation n’est pas suffisant pour assurer la résilience des organisations et qu’il est primordial de s’intéresser aussi à l’adaptation. Les différents guides de bonnes pratiques en continuité des activités encouragent dorénavant les organisations à tenir compte de la nécessité de s’adapter, sans toutefois détailler comment y parvenir. Les nombreuses recherches effectuées dans le domaine, s’intéressent particulièrement à l’adaptation post perturbation, délaissant parfois l’adaptation qui doit s’effectuer en cours de gestion de perturbation. Les travaux de recherche présentés dans ce document visent à approfondir cette notion de capacité d’adaptation organisationnelle en cours de perturbations et à guider les organisations sur les moyens de la développer et de l’analyser. Pour ce faire, la méthodologie de recherche-intervention a été utilisée. Elle a permis de développer et de confronter la validité opérationnelle de plusieurs concepts présentés dans cette thèse. La première étape des travaux a consisté à identifier le moyen de caractériser le niveau de fonctionnement acceptable des organisations. L’utilisation des contraintes organisationnelles et des exigences de gestion opérationnelles comme niveau de fonctionnement acceptable permet d’éviter les enjeux soulevés par l’identification des activités critiques ou prioritaires définies en continuité des activités. La deuxième étape a consisté à définir et identifier comment la capacité d’adaptation se caractérise au sein d’une organisation au cours d’une gestion de crise. Il est ressorti que celle-ci se traduit par des ajustements des processus de gestion de crise tels que l’attribution des rôles et responsabilités temporaires et l’attribution des ressources, ce qui nécessite que la cellule de crise effectue des arbitrages entre les contraintes organisationnelles et les exigences de gestion opérationnelles. La troisième étape a consisté à identifier les éléments que les organisations peuvent mettre en place pour développer et analyser leur capacité d’adaptation. La création d’une unité d’efforts semble être une avenue prometteuse. Celle-ci devrait s’appuyer sur la concertation, le situational awareness, la planification stratégique des rôles et responsabilités et la planification opérationnelle des ressources. Dans un but d’aider les cellules de crise à améliorer l’unité d’efforts en cours de gestion de crise, il est nécessaire que celles-ci puissent l’analyser et effectuer les ajustements nécessaires. Il est proposé d’effectuer cette analyse en deux temps. Dans un premier temps, un diagnostic éclair de l’unité d’efforts pourrait être obtenu en effectuant un portrait organisationnel du sentiment de cohérence des gestionnaires entre les décisions prises par la cellule de crise et leurs exigences de gestion opérationnelles. Dans un deuxième temps, selon les résultats du diagnostic éclair la cellule de crise pourrait effectuer des analyses approfondies de l’unité d’efforts en utilisant les facteurs organisationnels présentés dans la thèse. L’utilisation des concepts d’unité d’efforts et de sentiment de cohérence dans un contexte d’adaptation organisationnelle pendant une gestion de crise, constitue une nouveauté dans le milieu. En effet, le concept d’unité d’efforts est jusqu’à présent utilisé uniquement dans le domaine de la gestion des catastrophes nécessitant l’intervention de différentes organisations. Dans ces travaux de recherche, il est appliqué à une seule organisation. Le concept de sentiment de cohérence est de nos jours utilisé uniquement dans le domaine de la santé au niveau des individus. Dans les présents travaux de recherche il est utilisé afin d’obtenir un portrait organisationnel. Enfin, ces travaux répondent au besoin de mieux identifier et caractériser la capacité d’adaptation que les organisations doivent déployer afin de faire preuve de résilience face aux perturbations qu’elles subissent. Ils constituent une avancée dans le développement d’une démarche d’analyse-diagnostic de la capacité d’adaptation des organisations en cours de gestion de crise.

Abstract

Organisations create wealth for the territories in which they operate. Their presence contributes to the dynamism of the territory and to its economic and social development. It is therefore important to ensure that they are able to maintain their operations despite the disruptions they face, in other words that they are resilient. There is a large body of research and guidance on business continuity and crisis management for organisations. Until recently these have focused mainly on the steps to be taken in planning for response and developing continuity, contingency and crisis management plans. It was considered that planning and preparing organisations in advance of disruptions were the most important elements in ensuring that organisations maintained an acceptable level of functioning. However, even if it is possible to identify the events that may occur and the consequences that these may generate, the actual disruptions always differ to some extent from the disruptions identified during planning. In addition, the functioning of society, including globalisation, the use of new technologies and the increasing dependence on certain services generate new vulnerabilities and increase the complexity of the disruptions that occur. These disruptions are increasingly varied and unpredictable, particularly in terms of the overall consequences they may have on the organisations affected. The various crises that have occurred in recent years (economic crises, energy crises, shortages, pandemics, etc.) have raised the importance of questioning the approach used to ensure the resilience of organisations. It has emerged that the use of planning and preparation is not sufficient to ensure the resilience of organisations and that it is essential to also look at adaptation. The various business continuity good practice guides now encourage organisations to consider the need to adapt, but do not detail how to do so. Much of the research in this area focuses on postdisruption adaptation, sometimes neglecting the adaptation that needs to take place during disruption management. The research presented in this paper aims to explore this notion of organisational adaptive capacity during disruptions and to guide organisations on how to develop and analyse it. To do this, the research-intervention methodology was used. It allowed the development and testing of the operational validity of several concepts presented in this thesis. The first step of the work was to identify the way to characterise the acceptable level of functioning of organisations. The use of organisational constraints and operational management requirements as the acceptable level of operation avoids the issues raised by the identification of critical or priority activities defined in business continuity. The second step was to define and identify how adaptive capacity is characterised within an organisation during crisis management. It was found that this translates into adjustments to crisis management processes such as the allocation of temporary roles and responsibilities and the allocation of resources, which requires the crisis unit to make trade-offs between organisational constraints and operational management requirements. The third step was to identify elements that organisations can put in place to develop and analyse their adaptive capacity. The creation of a unity of effort seems to be a promising avenue. This should be based on consensus building, situational awareness, strategic planning of the assignment of roles and responsibilities and operational planning of resources. In order to help the crisis units to improve the unity of effort during crisis management, it is necessary for them to analyse it and make the necessary adjustments. It is proposed that this analysis be carried out in two stages. First, a snapshot of the unity of effort could be obtained by conducting an organisational portrait of the managers' sense of coherence between the decisions taken by the crisis unit and their operational management requirements. In the second stage, depending on the results of the speedy diagnostic, the crisis unit could carry out in-depth analyses of the unity of effort using the organisational factors presented in the thesis. The use of the concepts of unity of effort and sense of coherence in the context of organisational adaptation during crisis management is a novelty in the field. Indeed, the concept of unity of effort has so far only been used in the field of disaster management involving different organisations. In this research it is applied to a single organisation. The concept of a sense of coherence is nowadays only used in the field of health at the level of individuals. In the present research it is used to obtain an organisational picture. Finally, this work responds to the need to better identify and characterise the adaptive capacity that organisations must deploy in order to demonstrate resilience in the face of the disruptions they experience. It represents a step forward in the development of a methodology for analysing and diagnosing the adaptive capacity of organisations during crisis management.