Comparaison de stratégies d'organisation du transport de patients inter-établissements à Montréal à l'aide d'un modèle de simulation

Les dépenses liées au transport de patients sont importantes pour les CIUSSS de l'île de Montréal, qui sont à la recherche de solutions pour en réduire les coûts. Ce projet a été effectué en collaboration avec les CIUSSS du Centre Sud, de l'Est de l'île, du Nord de l'île et de l'Ouest de l'île de Montréal. Des visites dans les établissements de ces CIUSSS nous ont permis de rencontrer du personnel médical et de bien comprendre les enjeux et l'organisation liés au transport de patients interétablissements. Les modes de transport existants sont variés et sont adaptés à différentes conditions cliniques de patients, aussi bien de patients mobiles sans aucun matériel médical que de patients nécessitant un moniteur cardiaque ou un transport en civière. Ces services sont la plupart du temps fournis par des compagnies de transport externes au réseau de la santé. Une cartographie des processus de choix du mode de transport, de l'accompagnement et de la réservation a été effectuée. Cette fusion est l'occasion de vérifier s'il est possible de mettre en place de la coordination entre les établissements pour l'organisation du transport, car actuellement les établissements réservent le transport de manière indépendante. Nous avons donc souhaité explorer des scénarios de planification de transport afin d'en estimer le gain financier potentiel. Nous avons pour cela identifié les critères ayant un impact sur le coût d'un transport : la planification (isolée ou coordonnée), le moment de la réservation, le choix du mode de transport et la structure de coût des transporteurs externes. Les scénarios sont basés sur le regroupement de patients effectué à partir de contraintes mettant en jeu ces critères. Le transport urgent de patients a été écarté de l'étude pour des raisons de sécurité, car il ne nous paraissait pas judicieux d'explorer des scénarios mettant en jeu des patients dont la condition clinique est instable. Un modèle de simulation à évènements discrets a été implémenté en ARENA afin de tester ces différents scénarios. Des historiques de transport des établissements rattachés aux CIUSSS ont été regroupés de manière à former une base de données rassemblant les informations nécessaires à l'exécution des scénarios : informations sur le lieu de départ et d'arrivée du transport, la date et l'heure, le matériel médical du patient et si un trajet retour est prévu. Les données étaient complètes pour les transports adapté et médicalisé et nous en avons utilisé certaines pour compléter les champs manquants notamment des trajets en taxi régulier. Toutes les données ont été anonymisées. Une analyse a été effectuée de manière à déterminer les lois de distribution et les probabilités qui seraient utilisées en entrée du modèle de simulation. Les résultats montrent que la structure de coûts actuelle des transporteurs ne favorise pas le regroupement de patients, et qu'à l'heure actuelle la gestion des RDV non plus. Les économies engendrées par les scénarios explorés ne sont pas assez significatives pour développer un effort collectif de coordination entre établissements et transporteurs et entre établissements eux mêmes. Une négociation avec les transporteurs et une réorganisation des heures de RDV seraient propices à des économies plus conséquentes.

Abstract

Patient external transportation is a major portion of the budget of logistics in health care facilities in Quebec, and the CIUSSSs of the Island of Montreal are eager to cut these costs. They have decided to uniformize their decision process regarding the organization of patient external transportation. The project was carried out with four CIUSSSs of Montreal. In order to understand how it is organized, several health care facilities were visited and interviews with the medical staff were conducted. Different means of transportation are used for the patients whose clinical conditions are diversified, and most of them are provided by external companies. The patients requiring medical devices such as a monitor or a wide wheelchair need a medical transport, whereas those with a regular wheelchair need an adaptable taxi. The patients able to walk by themselves use regular taxis, and emergency transportation are excluded from our study. The decision processes regarding the choice of the means of transportation, the medical attendant and the booking had been drawn for the facilities which had been visited. Since there is no coordination between facilities to schedule and organize patients travels, different ridesharing scenarios had been thought about. Different parameters were focused on : the booking time, the way to schedule consolidation in vehicles, and the costs of the transportation companies. A discrete event simulation model in Arena had been implemented and used to test these strategies. Historical patient transportation data had been collected in order to make a data base for each CIUSSS. These data had been analyzed to create the inputs of the simulation model. The simulation shows that the more flexible the consolidation constraints are, the more vehicles are shared. Yet, this shared travels are too expensive because of the costs structure of the companies. Forbidding to fill vehicles with patients whose clinical requirements are different makes it possible to reduce the costs of consolidation but there are fewer shared travels. Nevertheless, a different costs structure could be interesting to foster ridesharing because it is currently too expensive to gather patients in vehicles. Moreover, considering the appointments booking organization could have assets since it could enable more patients to share vehicles.