Le transport non urgent des patients entre les hôpitaux de Montréal : un prototype pour l'automatisation du choix du transport et de l'accompagnement

Le transport externe des patients dans un établissement de santé est un centre de coût majeur dans la logistique des établissements de santé. En 2015, la loi 10 engendre la création des CIUSSS et des CISSS ( Centre Intégré (Universitaire) de Soins et Santé sociale) au Québec. De ce fait, les organisations de santé ont décidé d'utiliser ce contexte pour uniformiser leurs pratiques afin d'améliorer le niveau de service et de diminuer les coûts du transport externe des patients. Le transport externe des patients concerne les transferts interétablissements, les retours au domicile ainsi que les transports pour les examens des patients. Comme ce sont des transports entre établissements de santé, ils sont aux frais du système de santé. Aujourd'hui, chaque établissement a sa propre gestion du transport. Ceci engendre une diversité des pratiques ainsi qu'une absence d'uniformité dans le réseau de la santé. Par exemple, lorsqu'un patient a besoin d'être transporté (vers un autre établissement ou à son domicile), il faut choisir le mode de transport, déterminer s'il a besoin d'un accompagnement (et si oui, de quel type) puis effectuer la réservation. Il se trouve qu'il existe plusieurs options avec des coûts différents. Ainsi un transport non approprié peut engendrer un surcoût. Afin d'uniformiser les pratiques, nous avons cartographié l'état actuel du fonctionnement du transport de patient à travers 29 établissements, nous permettant ainsi de tracer plus de 70 processus de choix du transport et de sa réservation. Ces entrevues nous ont aussi permise de recenser les critères de choix du transport et de l'accompagnement. Avec cette connaissance du domaine, nous avons développé un prototype d'outil d'aide à la décision pour le choix du transport et de l'accompagnement des patients. Le choix du transport est automatisé grâce aux critères qui ont été récupérés, une base de données a été crée à l'aide de MySql, sa gestion et les interfaces qui permettent d'interagir avec les données sont générées avec Excel 2007. Des tests utilisateurs ont été menés sur cette interface pour s'assurer qu'elle répondait bien aux besoins des utilisateurs. L'outil se base sur un arbre de décision construit suite à plusieurs entrevues sur le terrain avec les professionnels de la santé. Une fois la demande de transport effectuée, un répartiteur décidera du transport à utiliser. Cet outil d'aide à la décision permet donc de choisir le transport, mais aussi d'éviter un surclassement dispendieux et non adapté au patient. Il permet aussi un meilleur accès aux données sur le transport dans un format standardisé. Suite aux tests effectués, nous avons constaté qu'une amélioration du choix du transport était possible pour 27% des véhicules choisis, ainsi il est possible de sauver des coûts en automatisant le choix du transport. Le transport externe des patients dans un établissement de santé est un centre de coût majeur dans la logistique des établissements de santé. En 2015, la loi 10 engendre la création des CIUSSS et des CISSS ( Centre Intégré (Universitaire) de Soins et Santé sociale) au Québec. De ce fait, les organisations de santé ont décidé d'utiliser ce contexte pour uniformiser leurs pratiques afin d'améliorer le niveau de service et de diminuer les coûts du transport externe des patients. Le transport externe des patients concerne les transferts interétablissements, les retours au domicile ainsi que les transports pour les examens des patients. Comme ce sont des transports entre établissements de santé, ils sont aux frais du système de santé. Aujourd'hui, chaque établissement a sa propre gestion du transport. Ceci engendre une diversité des pratiques ainsi qu'une absence d'uniformité dans le réseau de la santé. Par exemple, lorsqu'un patient a besoin d'être transporté (vers un autre établissement ou à son domicile), il faut choisir le mode de transport, déterminer s'il a besoin d'un accompagnement (et si oui, de quel type) puis effectuer la réservation. Il se trouve qu'il existe plusieurs options avec des coûts différents. Ainsi un transport non approprié peut engendrer un surcoût. Afin d'uniformiser les pratiques, nous avons cartographié l'état actuel du fonctionnement du transport de patient à travers 29 établissements, nous permettant ainsi de tracer plus de 70 processus de choix du transport et de sa réservation. Ces entrevues nous ont aussi permise de recenser les critères de choix du transport et de l'accompagnement. Avec cette connaissance du domaine, nous avons développé un prototype d'outil d'aide à la décision pour le choix du transport et de l'accompagnement des patients. Le choix du transport est automatisé grâce aux critères qui ont été récupérés, une base de données a été crée à l'aide de MySql, sa gestion et les interfaces qui permettent d'interagir avec les données sont générées avec Excel 2007. Des tests utilisateurs ont été menés sur cette interface pour s'assurer qu'elle répondait bien aux besoins des utilisateurs. L'outil se base sur un arbre de décision construit suite à plusieurs entrevues sur le terrain avec les professionnels de la santé. Une fois la demande de transport effectuée, un répartiteur décidera du transport à utiliser. Cet outil d'aide à la décision permet donc de choisir le transport, mais aussi d'éviter un surclassement dispendieux et non adapté au patient. Il permet aussi un meilleur accès aux données sur le transport dans un format standardisé. Suite aux tests effectués, nous avons constaté qu'une amélioration du choix du transport était possible pour 27% des véhicules choisis, ainsi il est possible de sauver des coûts en automatisant le choix du transport.

Abstract

Patient interhospital transportation is a major portion of the budget of logistics in health care facilities in Quebec. Since April 1st 2015, the facilities of Montreal are merged into CIUSSSs (centre intégré universitaire de santé et services sociaux) which include several health care institutions (hospital centers, clinics, day centers, nursing homes. . . ). Therefore, these organizations have decided to use this context to uniformize their decision process regarding the booking and the choice of patient interhospital transportation. Currently, these differ from place to place. For example, when a patient needs to be transported (to another institution or to his/her home), it is necessary to choose the mode of transport, to determine whether it needs an accompaniment (and if so of what type), and then make the reservation. It happens that there are several options with different costs. Thus, inappropriate transport can lead to an additional cost. Optimizing the transportation system itself will lead to a better balance between the quality of the transfers and their cost. To evaluate the potential gain of a standardized process for the transportation of non-urgent patients, we used in this research the transportation problem of non-urgent patient at Montreal, Quebec, Canada. On the first phase of the project, we mapped the current state. The analysis was based on observations and interviews conducted with health professionals and clerks from 29 facilities which belong to five CIUSSSs (Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux) of the Island of Montreal. We were able to retrieve more than 70 processes. None the less, the transportation process of non-urgent patients can be divided on two stages (1) Type of companionship (2) type of vehicle. On the second phase of our project, we conducted an in-depth analysis in order to identify the key criteria in choosing the best type of companionship and the most appropriate type of vehicle for the patient. On the third phase of the project, we developed a prototype of a support decision tool for the choice of transport and patient's accompaniment based a decision tree created from the 17 criteria determined during phase two. The tool was developed using a database coded on textit MySql. Its management and the interfaces that allow to interact with the data are generated with textit Excel 2007. This choice is justified among other things because of the ease of the MySql language and because the excel tool is favored in medical establishment for its ease of use and low cost. On the final phase of the project, tests were conducted on the interface to ensure that it meets the needs of the final users and the final beneficiary, the patient. As a result of the tests carried out, we were able to determine the practicality of a standardized process. In fact, in 27% of the cases we were able to demonstrate an improvement in the choice of transport which translate in a direct costs saving. Moreover, this decision-making tool not only guides the choice the transport but avoids an expensive upgrade not adapted for the patient, and provides better access to transportation data in a standardized format which can be used in future researches.